Management des process
L’optimisation des process s’intègre dans une démarche qualité d’amélioration continue.
En fait, les processus jouent un rôle prépondérant dans l’organisation. Ils découlent de la stratégie d’entreprise, participent à la réalisation d’un produit ou d’un service et concourent au bon déroulement des activités ainsi qu’à la communication interservices.
L’approche par processus
Travaillez-vous déjà selon une approche par processus (ou process)?
Si oui, ce qui suit vous est familier. Dans le cas contraire, on vous fait une présentation rapide des avantages à l’intégrer à votre fonctionnement.
En vérité, l’approche par processus est incontournable en management stratégique. Effectivement, avant même de penser à se fixer des objectifs, il est important de faire un relevé exhaustif des différents processus de l’organisation. Car, rien ne sert de décider d’orientations stratégiques si l’on ne connaît pas les interactions, les forces et les faiblesses de l’existant.
Pour formaliser un processus, il faut partir d’une situation initiale (donnée d’entrée) et relever les étapes intermédiaires nécessaires à l’atteinte d’un objectif (donnée de sortie).
La cartographie permet d’avoir un visuel des interactions entre les activités.
En interne, les gens de terrain participent à l’élaboration des processus. Pour être optimal, chaque acteur doit avoir connaissance des attentes et des contraintes des autres intervenants pour qu’ensemble ils modélisent un processus simplifié.
Par ailleurs, on les utilise pour clarifier les responsabilités de chacun ou lorsqu’on veut mettre en place une politique de réduction des coûts, délais, rebuts etc…
D’autre part, en externe, on utilise les processus pour comprendre les exigences et les besoins des clients en tenant compte de leurs impératifs.
Finalement, ils ne sont qu’une retranscription visuelle d’un système de gestion pour aller d’un point A à un point B. Ils ont pour avantage de mettre en surbrillance les étapes intermédiaires et leurs interdépendances.
Dans tous les cas, les processus sont soumis à une révision régulière afin de s’adapter aux évolutions de l’organisation ou de l’environnement.
Certains indicateurs de suivi permettent de mesurer l’efficacité et l’efficience des process.
Processus et objectifs
Les processus sont des chemins balisés qui mènent à un objectif clairement identifié. C’est la synergie des intervenants autour d’un process rôdé et optimisé qui est créatrice de valeur. Elle contribue également à renforcer la cohésion d’équipe.
Traitement de dysfonctionnements
Il est fréquent lorsqu’il est question d’optimisation des process de se retrouver confronté à des dysfonctionnements.
En interne, il est parfois difficile d’avoir le recul nécessaire pour identifier la cause racine. Selon les cas, le problème peut venir d’un process mal identifié, d’une procédure obsolète, non conforme ou simplement mal appliquée. Pour des raisons diverses, il influe négativement sur la performance de l’entreprise.
Agir sur les coûts cachés
Par exemple, un manque de formation, une communication floue, un taux d’engagement en baisse, un cycle d’achat trop long sont des paramètres qui génèrent des coûts cachés. Un chef d’entreprise est conscient que la non qualité coûte cher mais il n’en connaît pas toujours le montant.
Alors, si vous ne savez pas comment procéder ou si vous avez le sentiment de ne pas pouvoir trouver de solution satisfaisante en interne, vous pouvez décider de vous adresser à un consultant.
Le consultant n’a certes pas la même connaissance de l’entreprise que les parties prenantes. Pourtant, c’est justement là que réside sa valeur ajoutée. En effet, le travail collaboratif et l’association d’expertises complémentaires sauront apporter une plus value à votre système de gestion.
Le consultant extérieur est en capacité de vous faire bénéficier d’un point de vue objectif d’expert. Il intervient sans à priori sur une situation donnée. En interne, on a souvent l’habitude de vouloir créer de nouveaux process sans jamais remettre en cause ceux existants. La conséquence directe est une complexification de la gestion organisationnelle avec une baisse de la rentabilité. A terme, c’est l’engagement des équipes et la pérennité de l’entreprise qui sont mis à mal.
Coofluence Consulting, par le biais du diagnostic vous assiste dans votre réflexion sur le management des process et/ou le traitement des dysfonctionnements. De sorte que vous bénéficiez d’une expertise hors cadre et de recommandations d’amélioration de process et/ou de résolution de problème. Ensemble, nous pouvons combiner nos expertises pour activer de nouveaux leviers de performance.